1. Strona główna
  2. Poradniki motoryzacyjne
  3. Technika
  4. Zarządzanie flotą samochodową, czyli optymalizacja kosztów firmy
Technika

Zarządzanie flotą samochodową, czyli optymalizacja kosztów firmy

Jeśli prowadzisz firmę wykorzystującą flotę pojazdów, pomocne jest używanie sprzętu i oprogramowania telematycznego do ich śledzenia, poprawy bezpieczeństwa kierowców i kontroli wydatków związanych z przejazdami. Te rozwiązania stawiają na pierwszym miejscu wydajność oraz pomagają zaoszczędzić pieniądze. Przygotowaliśmy ten przewodnik zakupu, aby pomóc Ci dowiedzieć się, jak wybrać lokalizator GPS do samochodu i jakie narzędzia możesz zastosować do optymalizacji swojej floty.

Motointegrator.com
25/01/2021
Zarządzanie flotą samochodową, czyli optymalizacja kosztów firmy

Spis treści:

Na czym polega zarządzanie flotą samochodową?

Obsługa floty samochodowej to skomplikowane zadanie, szczególnie w przypadku większej liczby pojazdów. Jednym z aspektów tego zadania jest kontrola w zakresie kosztów i sposobów używania pojazdów, czyli zarządzanie flotą. Składa się na nie:

  • monitorowanie wydatków (paliwo, eksploatacja itp.);

  • kontrola tras przejazdów;

  • kontrola przestrzegania przepisów przez kierowców;

  • reagowanie w sytuacjach awaryjnych;

  • wsparcie kierowcy na trasie (lokalizacje stacji benzynowych, parkingów itp.).

zarzadzanie flota samochodowa

Większość tych zadań obecnie można zrealizować dzięki odpowiednim systemom teleinformatycznym i przy pomocy urządzeń elektronicznych ogólnego przeznaczenia (smartfony, komputery) i specjalnie zaprojektowanych do obsługi flot (np. lokalizator GPS do samochodu). 

Celem zarządzania jest podniesienie jakości usług, poprawienie terminowości dostaw i zmniejszenie kosztów ponoszonych przez firmę.

banner-slide-0
banner-slide-1
banner-slide-2

Flota transportowa pod kontrolą – jak monitorować wydatki kierowców?

Kierowca w czasie swojej pracy nie może uniknąć wydatków – musi tankować, uzupełniać płyn do spryskiwaczy, sprzątać i myć auto czy dokonać jego napraw. Wszystko to składa się na koszty, które ponosi Twoja firma w czasie przejazdu. Kierowca powinien mieć możliwość wygodnie opłacić towary i usługi, a Ty powinieneś wiedzieć o wysokości tych opłat i celu, jaki one miały. Jak to zrobić?

Najskuteczniejszym sposobem na kontrolowanie kosztów, jakie generuje flota samochodowa, są obecnie karty flotowe. Jest to narzędzie, w ramach którego możesz rozliczać różnorodne usługi na jednej fakturze (miesięcznie) i mieć stały dostęp do rejestru wydatków kierowców i pracowników. Szofer dostaje do ręki kartę, przypominającą płatniczą, którą może płacić w miejscach, które są w programie danej karty. 

Karty flotowe można podzielić na dwie kategorie:

  • karty paliwowe spółek naftowych (Orlen, Shell, BP itp.);

  • karty flotowe firm dostarczających narzędzia obsługi parku samochodowego (Eurowag, DKV, UTA).

W przypadku kart paliwowych pierwszej grupy zwykle można nimi płacić za tankowanie i obsługę jedynie na stacjach danej firmy lub w placówkach partnerskich. Karty drugiego typu zwykle są akceptowane na stacjach różnych dostawców i w wielu punktach usługowych dla kierowców, w tym w warsztatach i serwisach. 

flota transportowa

Wraz z kartą, większość firm je wystawiających, oferuje dodatkowe narzędzia do zarządzania flotą, które są zintegrowane z systemem kontroli wydatków (aplikacje do śledzenia pojazdów, lokalizatory stacji benzynowych, aplikacje dla samochodów elektrycznych itd.). Dobrze wybierając kartę, możesz nie tylko ułatwić sobie zarządzanie flotą samochodową, ale też zyskać kompleksowe narzędzia do jej pełnej obsługi. Niektórzy dostawcy kart zapewniają też dostęp do pomocy drogowej czy wsparcie przy odzyskiwaniu VAT i akcyzy za paliwo za granicą.  Za pomocą kart można także zwykle uiścić opłaty drogowe. 

Karty flotowe międzynarodowych firm naftowych czy dostawców narzędzi, zwykle dają Twoim kierowcom możliwość opłacenia kosztów transportu w większości państw Europy. Karta DKV jest obsługiwana na 100 000 stacji w 45 krajach, a UTA na około 70 000 stacji w 40 państwach. 

Telematyka – dane pojazdów w Twoim biurze

Do monitorowania tras i parametrów pracy pojazdów korzysta się obecnie z rozwiązań telematycznych. Oznacza to, że w samochodzie znajduje się moduł, który mierzy wybrane dane dotyczące trasy i kontroluje trasę przejazdu. Dane wysyłane są drogą radiową, przeważnie za pośrednictwem sieci wież przekaźnikowych GSM. Dzięki temu masz do nich dostęp w biurze czy za pośrednictwem aplikacji w smartfonie.

Menadżer czy logistycy mogą w razie potrzeby pracować zdalnie, ponieważ jedyne czego potrzebują do wykonywania swoich zadań to dostęp do internetu i odpowiednie aplikacje zainstalowane na firmowym laptopie. 

Ile kosztuje używanie telematyki?

Dostęp do aplikacji, systemu i urządzenia zwykle jest opłacany w formie abonamentu. Koszt miesięczny takich rozwiązań wynosi od kilkudziesięciu do kilkuset złotych dla jednego auta. 

Lokalizator GPS do samochodu – kontrola i bezpieczeństwo

Pomyśl o śledzeniu floty GPS jako o wirtualnej przejażdżce. Zamiast zatrudniać menagera, który będzie siedział na miejscu pasażera i monitorował pojazdy i kierowców na drodze, śledzenie floty GPS pozwala mieć wszystko na oku z dowolnego miejsca. Tego typu rozwiązanie pomaga zapewnić wydajną eksploatację pojazdów oraz bezpieczeństwo kierowców.

Lokalizator GPS do samochodu

Profesjonalny monitoring GPS obejmuje zarówno sprzęt, jak i oprogramowanie służące do śledzenia Twojego pojazdu i sposobu, w jaki jest obsługiwany. Typ sprzętu, którego potrzebuje Twój pojazd, zależy od tego, co chcesz monitorować. Niektóre usługi oferują łatwe w obsłudze urządzenia typu plug-and-play, które są mniej więcej wielkości talii kart. Inne wymagają bardziej zaawansowanej instalacji, która zwykle polega na podłączeniu różnych czujników do centrów informacyjnych pojazdu. 

Urządzenia prostego typu działają podobnie do GPS-u w Twoim smartfonie, korzystają z sieci GSM do łączenia się systemem satelitarnym. Pozwalają śledzić pozycję, kierunek i prędkość poruszania się. Urządzenia bardziej skomplikowane, które łączy się z magistralą CAN pozwalają na monitorowanie parametrów pracy samochodu i dostęp do danych telemetrycznych czy informacji z tachografu. Jeszcze bardziej zaawansowane rozwiązania stają się komputerem pokładowym, pozwalają na komunikację głosową i tekstową z kierowcą, wysyłanie mu zleceń i pełną kontrolę parametrów pojazdu, dostępną także bezpośrednio z kabiny ciężarówki. Dzięki temu kierowca może samodzielnie dokonać podstawowej diagnostyki czy zauważyć problem techniczny, zanim objawi się on poważną awarią. 

Jako lokalizator GPS do samochodu ciężarowego, często może być użyte urządzenie pokładowe (OBU – On-board Unit), którego główną funkcją jest rejestrowanie opłat drogowych. OBU mają wbudowany moduł GPS, ponieważ ich oprogramowanie wymaga informacji o drogach, którymi porusza się pojazd. Moduł ten można wykorzystać także do śledzenia pojazdów.

Pojazd jest śledzony za pomocą globalnego, satelitarnego systemu pozycjonowania (GPS). Sprzęt wysyła aktualizacje i dane w czasie rzeczywistym do oprogramowania, które pozwala na monitoring, ale także generowanie raportów i historii, dzięki czemu masz dostęp do informacji niezbędnych do optymalizacji tras (planowanie postojów, tankowań).

Jak działa oprogramowanie do śledzenia floty GPS?

Oprogramowanie do śledzenia floty GPS może lokalizować pojazdy, wyznaczać trasy i podawać wskazówki do wyznaczonych miejsc docelowych. Dostarcza również informacji na temat diagnostyki pojazdu, śledzenia przeglądów i bezpiecznych zachowań podczas jazdy. Wiele urządzeń wyposażonych jest w akcelerometry i inne czujniki, więc jeśli kierowca gwałtownie hamuje lub przyspiesza, zostanie to udokumentowane w oprogramowaniu. Niektóre usługi oferują nawet raportowanie o ostrych skrętach i zakrętach. Technologia ta umożliwia również śledzenie czasu pracy na biegu jałowym, który jest kluczową informacją dla poprawy efektywności paliwowej.

oprogramowanie do sledzenia floty GPS

Wszystkie te funkcje oprogramowania zapewniają platformę do śledzenia floty, zarządzania stanem pojazdów, poznawania nawyków kierowców i śledzenia zużycia paliwa. Większość sterowników zawiera narzędzia dyspozytorskie i funkcje planowania w celu usprawnienia przepływu pracy. Funkcje te mogą również zwiększyć satysfakcję klientów — na przykład poprzez dostarczanie dokładniejszych szacowanych czasów dotarcia. Inne funkcje obejmują śledzenie wypadków, pomoc drogową, ochronę przed kradzieżą, zegary czasu i śledzenie obecności.

Nowoczesne systemy lokalizacji, łączą się także z bazami zbierającymi dane o natężeniu ruchu i utrudnieniach na drodze. Dzięki temu za pośrednictwem tego urządzenia kierowca będzie mógł ominąć korek i łatwiej dotrzeć do celu w wyznaczonym czasie.

Systemy pozwalają także znacząco poprawić bezpieczeństwo kierowcy i towaru. W przypadku awarii, kolizji lub innych zdarzeń losowych, dyspozytor lub manager dokładnie wie, gdzie znajduje się samochód. Informację tę ma także prowadzący pojazd. Dzięki temu można szybko i sprawnie wezwać pomoc drogową, służby czy dać znać innemu kierowcy, by pomógł w potrzebie. Śledzenie zapobiega także kradzieżom aut z towarem, ponieważ auto jest namierzane w czasie rzeczywistym. W ten sposób Twoja flota transportowa jest dobrze chroniona przez lokalizator GPS do samochodu.

Znajdź warsztaty wykonujące usługę diagnostyki komputerowej w swojej okolicy:

Jak wybrać system GPS i oprogramowanie do niego?

Aby wybrać system i oprogramowanie odpowiednie dla siebie, najpierw upewnij się, że mają funkcje, których potrzebuje Twoja firma. Większość systemów zarządzania flotą oferuje różnorodne opcje w standardowej ofercie. Mowa tu o m.in.:

  • integracji z kartami paliwowymi,

  • śledzeniu bezpieczeństwa kierowcy,

  • panelach informacyjnych, które pokazują zmiany dla kluczowych wskaźników,

  • opcjach komunikacji i nawigacji,

  • bieżącej obsłudze klienta.

Systemy od różnych dostawców mogą dawać Ci dostęp do różnorodnych narzędzi i dodatkowych usług. Pakiety często można spersonalizować w taki sposób, by dostarczały Ci tego, co potrzebne w Twoim biznesie, w zależności od branży, wielkości floty czy obsługiwanych towarów.

Pakiet usług poza GPS-em i kartą flotową, najczęściej obejmuje zintegrowaną aplikację do zarządzania flotą, w której w jednym miejscu możesz monitorować pojazdy i koszty, planować trasy, przeglądy czy obsługę serwisową, system poboru opłat drogowych i aplikacje wspierające kierowcę (lokalizacja punktów partnerskich itp.)

Obsługa floty samochodowej – technologia w służbie Twojej firmy

Dawniej flota samochodowa musiała być zarządzana analogowo, odbywało się to za pośrednictwem faktur pobranych na stacjach i systemów komunikacji radiowej (CB radio). Było to trudne, a kontrola była często iluzoryczna. Współcześnie możesz bardzo łatwo wprowadzić optymalizację kosztów transportu za pomocą kilku prostych narzędzi. Odpowiednio dobrana karta paliwowa z pakietem dodatkowych usług i aplikacji oraz lokalizator GPS do samochodu pozwolą Ci na stałe monitorowanie swoich pojazdów. Zapewnią Ci oszczędność czasu i pieniędzy, a kierowcom dodatkowe bezpieczeństwo. Pozwoli też uchronić Cię przed nadużyciami, takimi jak sprzedaż oleju napędowego z ciężarówek czy wydatki niezwiązane z pracą. 

Dobierając narzędzia zarządzania flotą do swoich potrzeb, zapewniasz poprawę jakości usług firmy, obniżasz koszty, dzięki czemu możesz zwiększyć zyski lub podnieść pensje kierowców. Dostawcy systemów zarządzania zwykle zapewniają Ci instalację urządzeń, pomoc techniczną i wsparcie w zarządzaniu samochodami firmowymi. Dlatego nawet w przypadku niewielkiego przedsiębiorstwa, warto użyć narzędzi do zarządzania flotą. 

Rekomendowane przez Motointegrator.com

Zobacz wszystkie poradniki

Masz problem z samochodem? Zarezerwuj wizytę w najbliższym warsztacie

Zobacz wszystkie warsztaty